Traitement des factures fournisseurs
Dans un objectif de simplification des relations entre les entreprises et les organes publics, l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 a défini les règles concernant le développement de la facturation électronique. Depuis le 1er janvier 2017, toutes les personnes publiques (Etat, collectivités territoriales et établissements publics) doivent accepter de recevoir les factures électroniques.
Ces obligations seront ensuite généralisées :
- Le 1er janvier 2018, aux entreprises de taille intermédiaire ;
- Le 1er janvier 2019, aux petites et moyennes entreprises ;
- Le 1er janvier 2020, aux microentreprises.
Numérisation des factures et indexation automatique par ABBYY Flexicapture for Invoices
Pour les factures encore reçues en format papier, les utilisateurs numérisent les factures sans avoir besoin de séparateur. La solution identifie les différentes factures ainsi que leurs éventuelles annexes, les indexe en vérifiant les données du fournisseur dans la base de données de l’ERP et la cohérence des calculs :
- Quantité * prix unitaire
- Comparaison entre la somme des prix des éléments et le montant total
- Calcul de la TVA
Toute anomalie ou doute de reconnaissance est envoyé à un opérateur de vérification. La validation de la facture l’envoie automatiquement vers Poseidon.
Approbation et visa des factures
Dans Poseidon, les utilisateurs visualisent les données de la facture ainsi que l’image, et peuvent rechercher des données liées. Des règles de validation avec l’ERP peuvent être mises en place. A chaque étape paramétrée, les utilisateurs pouvant agir sont définis, ainsi que leurs actions possibles, par exemple :
- Viser
- Valider
- Refuser
- Demander des compléments
- Générer un accusé de réception
- Signer électroniquement la facture pour la mise en paiement
Les conséquences de ces actions sont également paramétrées :
- Envoi d’un e-mail automatique
- Modification des règles de confidentialité
- Envoi de la facture à un niveau hiérarchique supérieur pour validation