Sesin

Dématérialisation de la diffusion des convocations

Solution sur tablette à destination des élus des collectivités territoriales pour la gestion des convocations et des documents qui constituent le dossier de séance.


CONVOCATIONS ÉLECTRONIQUES
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Solution mobile pour les élu(e)s

Convocations élus sur tablette

Actuellement, la chaîne de dématérialisation du processus de production des actes administratifs, de la création par les services jusqu’à la télétransmission en préfecture, est généralement effective dans de nombreuses collectivités. Pourtant, l’envoi des convocations et des documents de séances reste encore très souvent sous forme « papier ». Ce volume important représente un coût financier et humain conséquent (impression, reliure, affranchissement, coursier).

Les élu(e)s sont mobiles et multiplient les déplacements et le travail à distance (mandats multiples, visites sur le terrain, séances de travail dans différents lieux). Ainsi, pour s’adapter à ce mode de fonctionnement, il est impératif de leur permettre d’accéder aux documents même en cas de perte de connexion, sur tablette ou sur PC.  De plus, la préparation d’une séance nécessite des outils de travail collaboratif, pour pouvoir annoter les projets et leurs annexes, et partager ces annotations avec d’autres élu(e)s ou un groupe d’élu(e)s. Enfin, la gestion des présences, absences et délégations de pouvoir sont intégrées pour permettre une meilleure préparation des séances et réunions.

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L’App Élus est une solution de diffusion des convocations et des projets qui constituent le dossier de séance aux élu(e)s. Elle répond à tous ces besoins et respecte les exigences réglementaires définies dans le Code Général des Collectivités Territoriales.
L’App Élus assure la sécurité et la traçabilité du dépôt des dossiers et des convocations. L’App Élus dématérialise l’envoi et la préparation aux séances, conseils et réunions et intègre un véritable outil de travail collaboratif.

 

L’App Élus en bref

Fonctionnalités gestion des délibérations

  • Préparation, envoi et diffusion
  • Consultation, recherche et archivage
  • Annotations avec fonctions de partage
  • Gestion des présents, absents et des pouvoirs
  • Horodatage légal et certifié
  • Approche « Zéro papier »
  • Disponible sur tablettes et PC
  • Interfaçage avec tout type de solution de gestion des actes administratifs et de délibérations

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Création du dossier de séance

En remplacement du dossier de séance papier diffusé aux élu(e)s, les gestionnaires injectent directement le dossier de séance dans l’application :

  • soit par création manuelle
  • soit par interfaçage avec une solution logicielle de gestion des actes

 

Diffusion des convocations et du dossier de séance

La convocation et le dossier de séance sont diffusés de manière dématérialisée dans le respect des exigences réglementaires, pour garantir la valeur probante des dépôts et la traçabilité des envois (horodatage légal et certifié).

 

Réception des convocations par courriel

L’élu(e) reçoit un courriel contenant les pièces obligatoires pour la convocation, suivant une liste de diffusion. Chaque type d’instance dispose de sa propre liste de diffusion.

Utilisation et fonctionnalités

Après réception du courriel, l’élu(e) se rend sur l’App Elus (sur sa tablette ou sur un PC) et retrouve sa convocation et l’intégralité des projets qui constituent le dossier de séance.

 

Fonctionnalités pour les élu(e)s
  • Accuser réception de la convocation,
  • Consulter les documents et les projets,
  • Annoter les documents,
  • Gestion des annotations : publiques, privées, partagées nominativement ou par groupe,
  • Travailler en mode déconnecté en cas de perte de connexion,
  • Gérer sa présence ou procéder aux délégations de pouvoir,
  • Consulter les séances archivées.

 

Fonctionnalités pour les gestionnaires des assemblées

La plate-forme « Administrateur » permet en outre de :

  • Disposer des preuves de diffusion et d’horodatage,
  • Optimiser la gestion des séances par la consultation des accusés de réception, des présents, des absents excusés et des délégations de pouvoir effectuées.

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C’est l’expérience de Sesin au service des collectivités qui a permis de créer cette nouvelle App.
Créateur de PosActes, solution de gestion des actes et délibérations, Sesin permet à toute collectivité de dématérialiser la diffusion des convocations, quel que soit son équipement.
L’App Elus s’interface avec toute solution propriétaire, s’adressant ainsi à la fois aux petites et aux grandes collectivités.