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GED techniqueGED technique : l'application réalisée par Sesin pour Airbus D&S

Solution de Gestion des documents techniques

Sesin a une grande expérience dans la gestion des documents techniques. Ses applications de GED technique permettent à des clients exigeants (comme Safran, Airbus, le CNES) de maîtriser le cycle de vie des documents. Ces solutions permettent en outre d’optimiser le travail collaboratif, mais aussi de réduire les coûts et les risques. La GED technique augmente la productivité et la qualité dans les entreprises clientes.

Success story : Airbus D&S

La mise en œuvre de la solution de Gestion des Référentiels Techniques permet à Airbus Defence & Space de répondre à ses besoins en matière d’amélioration du traitement et de la circulation de l’information.

Le contexte

GED Technique
AIRBUS Defence & Space produit d’importants et volumineux documents techniques, qui décrivent la définition des produits fabriqués.
Cette masse de documentation doit faire l’objet de multiples approbations, d’un classement rigoureux, d’une gestion optimisée à divers stades de son élaboration et de son archivage. Au sein de la Direction Technique, le groupe Méthode et Documentation est chargé de l’amélioration et de l’outillage des processus de l’entreprise, et gère ces documentations.

Les besoins et objectifs

GED technique : les besoins et les objectifs
Depuis 1998, de nouvelles contraintes se créent : augmentation de la volumétrie de la documentation (600 nouvelles références/mois), hétérogénéité de la documentation (documents Word, CAO, documents industriels), environnement technique complexe (PC, Mac, stations X). Tous les services sont concernés par ces documentations.

 

 

Nouvelles contraintes, nouveaux besoins

La première nécessité est d’homogénéiser l’ensemble des documents, de gérer les processus de validation et de publication, de gérer les différentes versions et les différentes langues de chaque document. Une réduction quantitative de la production de documents “papier” est nécessaire. L’archivage des informations doit aussi être sécurisé. Pour gagner en productivité, la documentation doit être disponible et accessible pour réduire les temps de circulation. Enfin, l’information doit être mieux partagée pour être réutilisée.

La solution proposée est basée sur les applications POSEIDON et HERMES de Sesin. Cette GED technique s’adapte à l’environnement technique hétérogène.

L’application réalisée

GED technique : application réalisée pour Airbus D and S
Les documents sont créés de manière homogène : outils d’aide à la saisie, association du fichier natif & génération automatique du format PDF, circuits des annotations.

Un circuit a été mis en place pour vérifier, annoter au moyen de “post-it”, répondre à ces annotations et approuver le document créé. Tout utilisateur peut ainsi voir les remarques des autres relecteurs, ainsi que les réponses apportées par l’auteur, ce qui supprime la duplication d’annotations pour un même sujet. Un rapport des annotations / réponses peut-être généré afin de permettre leur étude au cours de réunions.

Les processus d’élaboration, de validation et de signature sont gérés, ainsi que la confidentialité des documents.

Les documents peuvent être recherchés de différentes façons : requête simple, requête complexe ou requête enregistrée, recherche par le contenu.

La diffusion de l’information est effectuée via la messagerie d’entreprise, et les processus gérant des corbeilles de tâches en fonction du rôle de chaque utilisateur.

Les documents non confidentiels et à des états définitifs peuvent être consultés sans avoir à se connecter à l’application à travers les liens CGI.

Bénéfices du système

Bénéfices de la GED technique

Grâce à POSEIDON / HERMES, solution de gestion de la documentation technique intégrée au système qualité, AIRBUS Defence & Space peut :

  • assurer la même information pour tous
  • avoir une même accessibilité pour tous
  • sécuriser l’information en limitant l’accès aux seuls utilisateurs autorisés
  • réduire les temps de recherche
  • fiabiliser l’archivage sans redondance
  • supprimer la saisie fastidieuse des remarques
  • tracer la vie de ces documentations
  • capitaliser la connaissance
  • responsabiliser les différents services
  • travailler en groupe pour la validation et la publication des documents

Gain de temps :

circuit des validations divisé par deux

accélération du processus d’approbation

instantanéité de la consultation

– gestion de plus d’une centaine de confidentialités différentes

Description

Gestion de la documentation technique intégrée au système qualité

Implantations

Bois d’Arcy (78), Douarnenez (29), Ulm (Allemagne), Madrid (Espagne)

Utilisateurs

2500 utilisateurs

Nombre de documents traités
  • 500 000 documents

Base technique
  • SERVEUR Windows : Unix
  • SERVEUR HTTP : Apache
  • POSTES CLIENTS : PC, Unix
  • SYSTÈME D’EXPLOITATION : Debian & Windows 2008
  • SGBD : Informix
  • LANGAGE DE DÉVELOPPEMENT : PHP4
  • CONNEXION à la messagerie d’entreprise Outlook

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