Le contexte

AIRBUS Defence & Space produit d’importants et volumineux documents techniques, qui décrivent la définition des produits fabriqués.
Cette masse de documentation doit faire l’objet de multiples approbations, d’un classement rigoureux, d’une gestion optimisée à divers stades de son élaboration et de son archivage. Au sein de la Direction Technique, le groupe Méthode et Documentation est chargé de l’amélioration et de l’outillage des processus de l’entreprise, et gère ces documentations.

Les besoins et objectifs

Depuis 1998, de nouvelles contraintes se créent : augmentation de la volumétrie de la documentation (600 nouvelles références/mois), hétérogénéité de la documentation (documents Word, CAO, documents industriels), environnement technique complexe (PC, Mac, stations X). Tous les services sont de ce fait concernés par ces documentations.

L’application réalisée

Les documents sont créés de manière homogène : outils d’aide à la saisie, association du fichier natif & génération automatique du format PDF, circuits des annotations.

Un circuit a été mis en place pour vérifier, annoter au moyen de “post-it”, répondre à ces annotations et approuver le document créé. Par conséquent, tout utilisateur peut voir les remarques des autres relecteurs, ainsi que les réponses apportées par l’auteur, ce qui supprime  la duplication d’annotations pour un même sujet. Un rapport des annotations / réponses peut-être généré afin de permettre leur étude au cours de réunions.

De surcroît, les processus d’élaboration, de validation et de signature sont gérés, ainsi que la confidentialité des documents.

Les documents peuvent être également recherchés de différentes façons : requête simple, requête complexe ou requête enregistrée, recherche par le contenu.

Par ailleurs, la diffusion de l’information est effectuée via la messagerie d’entreprise, et les processus gérant des corbeilles de tâches en fonction du rôle de chaque utilisateur.

Enfin, les documents non confidentiels et à des états définitifs peuvent être consultés sans avoir à se connecter à l’application à travers les liens CGI.

Bénéfices du système

Ainsi, grâce à POSEIDON / HERMES, solution de gestion de la documentation technique intégrée au système qualité, AIRBUS Defence & Space peut  :

• assurer la même information pour tous
• avoir une même accessibilité pour tous
• sécuriser l’information en limitant l’accès aux seuls utilisateurs autorisés
• réduire les temps de recherche
• fiabiliser l’archivage sans redondance
• supprimer la saisie fastidieuse des remarques
• tracer la vie de ces documentations
• capitaliser la connaissance
• responsabiliser les différents services
• travailler en groupe pour la validation et la publication des documents

Gain de temps :

– circuit des validations divisé par deux

– accélération du processus d’approbation

– instantanéité de la consultation

– gestion de plus d’une centaine de confidentialités différentes