Améliorer l’accès à l’information

Faciliter l’accès rapide et sécurisé aux informations, quel que soit le lieu ou le moment. Le système simplifie l’enregistrement multicanal des documents et métadonnées, regroupant ainsi des sources variées sur un support unique pour une gestion centralisée et efficace.

Renforcer la collaboration

Favoriser le partage et la collaboration au sein de l’organisation pour améliorer la productivité.

Déployer l’automatisation des processus

Intégrer des flux de travail automatisés pour accélérer la gestion des informations et des processus métier.

Mettre en place la sécurité des informations

Déployer des mesures de protection pour prévenir l’accès non autorisé aux informations sensibles.

Assurer la traçabilité

Suivre l’historique des modifications et des accès aux informations pour garantir la traçabilité et la transparence.

Réduire la dépendance au papier

Minimiser l’usage du support papier en intégrant la gestion électronique des documents et des données.

Garantir la préservation des données et des documents

Assurer une préservation sécurisée et durable des informations, simplifiant la recherche et la récupération de celles-ci.

Respecter la conformité légale

Se conformer aux normes légales et réglementaires relatives à la gestion et à la conservation des informations.

Optimiser l’efficacité opérationnelle

Rationaliser les opérations en éliminant les tâches manuelles associées à la gestion des informations, accélérant ainsi les processus.

Perfectionner la gestion des versions

Gérer efficacement les différentes évolutions des informations pour éviter les erreurs et les pertes d’informations.

ENREGISTREMENT

• Numérisation et indexation automatique ou manuelle (numérisation directe / numérisation par lot) : tous les scanners accessibles depuis le poste de travail avec des pilotes TWAIN, ISIS ou WIA connectés en SCSI ou USB
• Reconnaissance automatique de caractères (OCR)
• Scanning, LAD, et RAD : profils de numérisation paramétrables pour configurer la reconnaissance des formulaires lors du processus de numérisation. Approche applicable à la lecture des codes-barres.
• Saisie de fiches descriptives avec rattachement de fichiers issus d’autres applications.
• Importation en masse de fiches descriptives et de fichiers associés (photos, vidéos, audio, etc.).
• Intégration de documents nativement numériques (issus d’une application tierce, déposés dans un répertoire, ou encore, issus d’un formulaire, d’une boîte de messagerie) via une API
• Intégration des documents produits par le SI (métier et bureautique)

GESTION COLLABORATIVE DE DOCUMENTS

• Prise en charge des versions
• Suivi des modifications
• Gestion des annotations et commentaires
• Gestion dynamique des liens de type (1,N) entre documents
• Diffusion sélective des documents
• La gestion du cycle de vie et de validation des documents s’effectue à travers des bannettes (ou corbeilles de tâches) qui contiennent la liste des documents à vérifier/corriger/valider et diffuser par l’utilisateur connecté.
• Les bannettes sont proposées en fonction du rôle de l’utilisateur connecté dans le processus de traitement des documents, de l’état du document et des délais de traitement.
• Gestion de fichiers multimédias : photos, vidéos, fichiers audio

GESTION ET INTÉGRATION DES COURRIELS

• Gestion et intégration des courriels en interceptant les emails au niveau du serveur SMTP et en permettant l’envoi de documents par email.
• L’automatisation de la structuration des mails est paramétrable, de même que leur classement automatique dans les dossiers (module PosMail)
• Le filtrage des courriels peut être effectué en analysant le vocabulaire contenu dans le courriel grâce au moteur plein texte IRES.

RECHERCHE ET CONSULTATION

• Recherche multicritère par toute information (nom, mots clés, nature etc.)
• Recherche en langage naturel sur le contenu
• Recherche par clé hiérarchique (champ composé de différentes zones permettant de définir un identifiant d’accès unique au document) appelée aussi « référence » ou « numéro chrono »
• Le module IRES de la suite logicielle Poseidon permet de rechercher en texte intégral,  un document à partir de son contenu ou de ses métadonnées associées.
• Possibilité de thésaurus (ISO 25964-1-2011)
• Constructeur de bibliothèque de requêtes privées (propre à l’utilisateur) et publiques (partagées entre plusieurs utilisateurs, paramétrables à l’initialisation de l’application)
• Visualisation des résultats sous forme d’une liste résumée de fiches descriptives. L’utilisateur a la possibilité de personnaliser ses listes de résultats en définissant différents profils de listes résumées et en les sauvegardant : choix des champs à afficher dans les colonnes, disposition des colonnes, ordre de tri, etc.
• Visualisation des fichiers associés (affichage des fichiers liés)
• Export et impression des résultats de recherche
• Consultation simultanée  du fichier (via une visionneuse PDF par exemple) et de ses métadonnées
• Mise à jour en rafale sur un lot de document pour corriger des métadonnées

CIRCULATION

HERMES permet de concevoir rapidement des processus métier complexes ou des circuits documentaires.

• Workflow paramétrables
• Chaque processus est représenté sous forme d’un réseau ordonné d’activités associées à des conditions de transition.
• Gestion et modélisation graphique des circuits
• Gestion des boîtes aux lettres, des actions, des fonctions, des groupes et de la confidentialité
• Gestion des événements extérieurs (gestion du temps pour les échéances, les changements apportés au système d’information, les saisies des utilisateurs…).
• Gestion des rôles : définition des règles spécifiques à certains groupes ou classes d’utilisateurs.
• Réutilisation des processus et les activités modélisés précédemment en vue de les étendre.
• Possibilité d’envoi des mails à tout moment au cours d’une action grâce au composant SendMsg, que ce soit pour informer les destinataires de l’état actuel du document, pour transmettre un document à un destinataire interne ou externe, ou pour d’autres usages spécifiques
• Dans le workflow les actions peuvent porter sur les métadonnées et les fichiers attachés aux documents
• Création / modification collaborative de documents simultanée et online (via WOPI)

GESTION DE CONTENUS POUR LE WEB

• Avec son module TEMPLATES EDITOR, POSEIDON offre des fonctionnalités de création, modification et publication de pages HTML.
• Cela permet à l’administrateur de générer les formulaires HTML associés aux catégories des documents de l’application, ainsi que de les modifier selon les besoins.
• Les processus de publication et les fonctionnalités de liens hypertextes entre les différents contenus sont entièrement paramétrables.

Et aussi :

• Horodatage par affectation automatique d’un N° chrono
• Indexation (thésaurus, liste fermée…), ajout de pièces jointes et classement (dans dossier)
• Indexation d’un document par des documents d’un autre type (rubrique tableau)
• Respect des processus internes de validations, visas, signatures
• Notifications par email (Interfaçage avec tout type de messagerie SMTP (Lotus notes, Outlook, etc.)
• Interfaçage avec tout type de suite bureautique
• Génération de documents mis en forme automatiquement à partir de modèles paramétrables (fusion et publipostage)
• Gestion des délégations et des absences
• Signature électronique des documents en PDF/A
• Protection paramétrable des documents
• Interfaçage avec annuaire LDAP de votre organisation et mise en œuvre du mode SSO
• Gestion de la confidentialité par cloisonnement et niveaux de confidentialité (Besoin d’en connaître)

ARCHIVAGE

•  Gestion de délais et d’alertes, gestion des durées de conservation du document (DUA/DUC) 
•  Capacité de stockage à long terme d’une volumétrie importante de documents, atteignant plusieurs centaines de millions de fichiers en ligne, tout en assurant une recherche rapide et une diffusion efficace.
• Validation d’un archivage de plus de 500 millions de documents sans perte de performances
• Archivage électronique

INTEROPÉRABILITÉ

Connecteurs vers autres produits :

• Vers les parapheurs électroniques
• Vers le tiers de télétransmission
• Vers le protocole @ctes
• Vers le Système d’Archivage Electronique (SAE) Sesin ou vers un SAE tiers (via une API)

Connecteurs vers Poséidon :

• Kit de Développement Vulcain (C, C++, C #,  Java, PHP, Com)
• WebServices
• API Rest
• xEngine XML (Dossier Patient Informatisé, flux HL7 CDAR2, HL7 MDM, IHE PAM)

PARAMÉTRAGE ET ÉVOLUTIVITÉ

• Fiche d’enregistrement des différents types de documents
• Circuits, délais de traitement,  relances, mails de notification
• Actions sur les métadonnées et les fichiers attachés
• Confidentialité des documents et des utilisateurs
• Tout dans le système est ajustable et adaptable : les champs, les catégories de fiches descriptives, les processus, les liens entre les documents, les actions et les événements des processus, ou encore les présentations selon les profils utilisateur.
• L’administrateur a la possibilité d’ajouter à tout moment une nouvelle catégorie de fiche descriptive, de nouvelles requêtes ou de nouveaux profils utilisateur, ainsi qu’un nouveau processus.
• Chaque utilisateur peut personnaliser librement le contenu de sa « Page d’accueil » avec des widgets éditables

TABLEAUX DE BORD ET STATISTIQUES

POSEIDON offre une diversité de tableaux de bord et d’outils statistiques, répondant aux exigences d’indicateurs nécessaires à la supervision des traitements. Cette fonctionnalité a joué un rôle déterminant dans le choix de POSEIDON chez de nombreux clients, plusieurs d’entre eux s’engageant dans une démarche qualité et obtenant, pour certains, la certification ISO 9001.

• Tableaux de bord utilisateur présentés sur la page d’accueil : incluant des bannettes (corbeilles de tâches), des requêtes enregistrées, etc.
• Utilisation par tout utilisateur du requêteur interne de POSEIDON et affichage sous forme de tableaux (liste résumée) avec export dans les formats standard pour l’exploitation dans des outils tiers, permettant de réaliser toutes statistiques sur le contenu et le traitement des données.
• Personnalisation des statistiques qualitatives et quantitatives de contenu incluses en standard
• Statistiques d’exploitation des logs d’utilisation de l’application destinées aux administrateurs.
• Génération de statistiques graphiques : tableaux de bord par type, par délais de traitement, par service destinataire, par thème ou par interlocuteur.

PERSONNALISATION

POSEIDON offre une personnalisation totale et évolutive, grâce à des outils « no-code » et « low-code » :

• Outil no-code de paramétrage de types de données
• Outil no-code de paramétrage de workflow
• Outil low-code de génération d’application web et de génération d’édition

• Gestion Electronique de Documents (GED)
• Gestion des Processus – Workflow
• Plate-forme de GED – Workflow
• Applications Collaboratives
• Gestion de Courriers
• Gestion des Actes et Délibérations
• Gestion des Convocations Elus
• Gestion de Documentation Technique (Système qualité)
• Gestion de Référentiel technique
• Gestion de Dossiers Patients et de Dossiers Médicaux

• Gestion de la Traçabilité de palettes
• Gestion de Transport mutualisé
• Gestion de Dossiers
• Gestion des Dossiers de carrière
• Gestion de Dossiers d’Archives militaires
• Gestion des dossiers d’accidents de travail / Gestion des rentes d’accidents de travail
• Dématérialisation des factures fournisseurs
• Gestion de la Production de publications scientifiques
• Numérisation de Microfiches

• Gestion de Dossiers d’Assurances
• GED Immobilier et Assurances
• Gestion de plans au format Autocad avec gestion des liens Xref
• Application de Suivi et de Planification Collaborative
• Gestion de Bibliothèque et de Centre de Documentation
• Système d’Archivage de Documents
• Gestion des Gammes de Montage
• Gestion de Partothèque (bibliothèque de partitions musicales)
• Gestion de Fonds Documentaire d’entreprise
• Etc.

Serveur applicatif

OS Windows Server, LINUX (Red Hat, Suse…)

Interfaçage avec tout type de messagerie SMTP (Office 365, Lotus notes, Outlook, etc.)

Interfaçage annuaire LDAP, mode SSO

Serveur Base de données

OS Windows Server (2016, 2019, 2022), LINUX (Suse…)

Database : Oracle, PostgreSQL, SQL Server

Client Windows

OS Windows 10, Windows 11

Tout type de scanner avec pilote TWAIN ou ISIS

Serveur Web

CLIENT Servlet : serveur J2EE ou conteneur de servlets (Tomcat, BEA WebLogic, Websphere, etc.)

CLIENT PHP : serveur HTTP : IIS ou Apache, PHP v8

Navigateurs

POSEIDON est compatible avec les navigateurs suivants, pour leurs versions de 2015 à aujourd’hui : Edge, Firefox, Safari, Chrome

POSEIDON fonctionne en mode sécurisé (HTTPS)

POSEIDON peut fonctionner en mode full web sans installation spécifique sur le poste client (Java, plug in, etc.)