Solution de gestion des contrats

La gestion des contrats est un axe clé de maîtrise des risques et des engagements au sein de l’entreprise. Aujourd’hui, rares sont les entreprises dans lesquelles un service ou une personne est chargé de s’assurer que les engagements contractuels sont respectés : deux tiers des entreprises ne disposent d’aucun dispositif de suivi des contrats !
Cette absence de visibilité globale des engagements contractuels soulève un fort risque de ne pas les respecter (clause d’exclusivité, clause d’indexation financière, remises de fin d’année, engagements de volume, préavis contractuel, renonciation tacite…). Il convient alors de mettre en place un outil de reporting adapté à l’activité de l’entreprise.

SESIN propose des solutions à deux niveaux sur la gestion des contrats

Sur la partie Amont

Négociation, initiation, mise en concurrence, sélection, (co-)rédaction, édition, validation avant signature finale, implication de l’ensemble des parties prenantes (internes ou externes à l’entreprise), …

Sur la partie Exécution

Suivi de la vie du contrat, ajout d’annexes, amendements, anticipation des périodes de renouvellement, suivi des jalons ou des interventions intermédiaires, …

Les fonctionnalités essentielles de base permettent d’identifier rapidement :

• le nombre de contrats en vigueur,
• leur date d’échéance, de préavis,
• les clauses de révision des conditions financières,
• les engagements de volume minimum,
• les réductions commerciales et obligation d’exclusivité dont la société est débitrice ou bénéficiaire,
• les conditions d’application des pénalités éventuelles,
• etc.

Pourquoi choisir une solution de gestion de contrat

• A l’initiation d’un nouveau contrat, faire valider le contenu à travers un processus prédéfini par l’ensemble des approbateurs
• Inscrire rapidement et facilement des annexes ou avenants
• Permettre de tracer l’ensemble des étapes du processus depuis l’initialisation à la signature en terminant dans l’exécution du contrat.
• Accélérer l’examen et la validation des contrats grâce à la numérisation, le workflow et la signature numérique
• Gérer en toute simplicité les versions préliminaires, les révisions et les annotations des contrats
• Verrouiller les documents et modèles de contrats maîtres à des fins de conformité
• Anticiper les échéances : être alerté et ne pas rater les échéances de renouvellement des contrats, les dates d’expiration, se donner la possibilité de ne pas reconduire tacitement des contrats sans l’avoir décidé…
• Identifier rapidement l’ensemble des acteurs, le contexte, les enjeux et l’état de chaque contrat
• Permettre une meilleure délégation des responsabilités tout en conservant un degré de contrôle fort
• Pouvoir éditer les contrats dans leurs versions la plus actuelle
• Disposer d’une solution totalement intégrée au SI de l’entreprise, tant sur la partie financière, juridique qu’opérationnelle
• Pouvoir suivre les contentieux et le lier à son dossier
• Mettre en œuvre un cadencement avec un échéancier défini initialement afin de suivre les interventions préventives et l’ensemble des comités de pilotage
• Faciliter le rapprochement comptable entre les factures et le contrat

Exemples de types de contrats

• Maintenance
• Assurance
• Leasing
• Service
• Prestations
• Achats
• Confidentialité / NDA