Dématérialisation de la diffusion des convocations
Solution sur tablette à destination des élus des collectivités territoriales pour la gestion des convocations et des documents qui constituent le dossier de séance.
CONVOCATIONS ÉLECTRONIQUES
Solution mobile pour les élu(e)s
Actuellement, la chaîne de dématérialisation du processus de production des actes administratifs, de la création par les services jusqu’à la télétransmission en préfecture, est généralement effective dans de nombreuses collectivités. Pourtant, l’envoi des convocations et des documents de séances reste encore très souvent sous forme « papier ». Ce volume important représente un coût financier et humain conséquent (impression, reliure, affranchissement, coursier).
Les élu(e)s sont mobiles et multiplient les déplacements et le travail à distance (mandats multiples, visites sur le terrain, séances de travail dans différents lieux). Ainsi, pour s’adapter à ce mode de fonctionnement, il est impératif de leur permettre d’accéder aux documents même en cas de perte de connexion, sur tablette ou sur PC. De plus, la préparation d’une séance nécessite des outils de travail collaboratif, pour pouvoir annoter les projets et leurs annexes, et partager ces annotations avec d’autres élu(e)s ou un groupe d’élu(e)s. Enfin, la gestion des présences, absences et délégations de pouvoir sont intégrées pour permettre une meilleure préparation des séances et réunions.
L’App Élus est ainsi une solution de diffusion des convocations et des projets qui constituent le dossier de séance aux élu(e)s. Elle répond à tous ces besoins et respecte également les exigences réglementaires définies dans le Code Général des Collectivités Territoriales.
L’App Élus assure de surcroît la sécurité et la traçabilité du dépôt des dossiers et des convocations. Enfin, l’App Élus dématérialise l’envoi et la préparation aux séances, conseils et réunions et intègre un véritable outil de travail collaboratif.
L’App Élus en bref
- Préparation, envoi et diffusion
- Consultation, recherche et archivage
- Annotations avec fonctions de partage
- Gestion des présents, absents et des pouvoirs
- Horodatage légal et certifié
- Approche « Zéro papier »
- Disponible sur tablettes et PC
- Interfaçage avec tout type de solution de gestion des actes administratifs et de délibérations
Création du dossier de séance
En remplacement du dossier de séance papier diffusé aux élu(e)s, les gestionnaires injectent directement le dossier de séance dans l’application :
- soit par création manuelle
- soit par interfaçage avec une solution logicielle de gestion des actes
Diffusion des convocations et du dossier de séance
La convocation et le dossier de séance sont diffusés de manière dématérialisée dans le respect des exigences réglementaires, afin de garantir la valeur probante des dépôts ainsi que la traçabilité des envois (horodatage légal et certifié).
Réception des convocations par courriel
L’élu(e) reçoit un courriel contenant les pièces obligatoires pour la convocation, suivant une liste de diffusion. Chaque type d’instance dispose ainsi de sa propre liste de diffusion.
Utilisation et fonctionnalités
Après réception du courriel, l’élu(e) se rend alors sur l’App Elus (sur sa tablette ou sur un PC) et retrouve sa convocation et l’intégralité des projets qui constituent le dossier de séance.
Fonctionnalités pour les élu(e)s
- Accuser réception de la convocation,
- Consulter les documents et les projets,
- Annoter les documents,
- Gestion des annotations : publiques, privées, partagées nominativement ou par groupe,
- Travailler en mode déconnecté en cas de perte de connexion,
- Gérer sa présence ou procéder aux délégations de pouvoir,
- Consulter les séances archivées.
Fonctionnalités pour les gestionnaires des assemblées
La plate-forme « Administrateur » permet en outre de :
- Disposer des preuves de diffusion et d’horodatage,
- Optimiser la gestion des séances grâce à la consultation des accusés de réception, des présents, des absents excusés mais aussi des délégations de pouvoir effectuées.
En fin de compte, c’est l’expérience de Sesin au service des collectivités qui a permis de créer cette nouvelle App.
Grâce à son expérience dans la création de solutions de gestion des actes et délibérations, comme Pos Actes, Sesin permet dorénavant à toute collectivité de dématérialiser la diffusion des convocations, quel que soit son équipement.
En dernier lieu, l’App Elus s’interface avec toute solution propriétaire, s’adressant ainsi à la fois aux petites et aux grandes collectivités.