POSTMAN : Votre solution complète de gestion électronique des courriers

– Suivre les délais de réponse et gérer des notifications d’alerte et de relance
– Générer des réponses aux courriers entrants avec des modèles de documents prédéfinis et un circuit de validation personnalisé
– Gérer la signature électronique des courriers sortants et l’archivage dans un SAE
– Tracer et historiser toutes les actions liées à un courrier traité
– Réaliser des économies d’énergie (papier, espace de stockage, encre) en diminuant les archives papier et en supprimant les frais d’envoi

POSTMAN est accessible par l’ensemble du personnel habilité par votre organisation (direction des achats, direction des ressources humaines, direction financière, secrétariat de direction…), via une plateforme Web ou un portail qui peut s’intégrer dans votre système d’information et s’interfacer avec les applications en place, y compris les outils de messagerie, de facturation et le réseau intranet de votre entreprise.

La solution logicielle POSTMAN est disponible avec deux options de déploiement :
– l’hébergement du logiciel sur les serveurs de Sesin ou de son sous-traitant (mode Saas)
– l’installation du logiciel sur les serveurs de votre organisation (On Premise)

Outre la gestion électronique du courrier proprement dite, POSTMAN propose une gamme complète de fonctionnalités intégrées, notamment :

Acquisition – Indexation

POSTMAN permet l’enregistrement et la gestion des flux entrants multi-canaux suivants:

• des courriers papier,
• des courriels,
• des demandes téléphoniques,
• des circulaires,
• des demandes au guichet
• ainsi que des informations provenant de sites internet, tels que des formulaires en ligne.

Le module de numérisation de POSTMAN offre la possibilité de traiter les courriers papier individuellement ou par lot, qu’ils soient d’une seule page ou multipages, à partir d’un scanner disposant d’un driver ISIS, WIA ou Twain.

De plus, le module de numérisation par lot utilise la technologie de LAD/RAD afin de reconnaitre le type du document à traiter en s’appuyant sur différents critères et contraintes (reconnaissance caractères numériques, alpha, codes barres…). De cette manière, il devient possible d’identifier la catégorie des courriers numérisés (devis, factures, commandes, etc.), facilitant ainsi leur classification, tout en automatisant la récupération des données pour pré-remplir les fiches d’enregistrement des courriers numérisés.

Pour l’horodatage des courriers, un numéro chrono unique est attribué automatiquement à l’issue de l’enregistrement d’un courrier.

 

Gestion – Circulation

AFFECTATION – CIRCUITS – SUIVI

Le circuit documentaire est totalement paramétrable et peut être basé sur l’organigramme de votre structure : circuit hiérarchique ou circuit nominatif. Chaque chef de service peut visualiser aisément l’ensemble des courriers et des traitements liés à son propre service. La gestion et la modélisation des workflows se font de manière graphique via notre module Visual Hermès.

Les destinataires des courriers peuvent être identifiés soit par leur nom soit par leur fonction (service). Cette flexibilité permet la création de corbeilles partagées, accessibles à plusieurs utilisateurs, où chaque membre du service peut prendre en charge un courrier à sa convenance.

La fiche de suivi d’un courrier permet une consultation instantanée et en temps réel de l’historique complet des traitements et des diffusions (traçabilité), ainsi que de l’état actuel du courrier, facilitant un suivi précis des délais de réponse. La gestion de la confidentialité de certains courriers et la gestion du « besoin d’en connaître » sont paramétrées et gérées dans POSTMAN.

FONCTIONS DE GED ET DE WORKFLOW

POSTMAN est bien plus qu’une simple solution de gestion de courrier car il intègre de manière native, toutes les fonctionnalités de GED et de gestion des processus du Framework POSEIDON.
POSTMAN vous permet ainsi de créer des plans de classement sur plusieurs niveaux pour archiver automatiquement vos courriers en fonction d’une thématique ou d’un autre critère. Les utilisateurs ont également la faculté de créer leurs propres requêtes personnalisées, en se basant sur différents critères, offrant une flexibilité totale pour organiser leurs tâches de la manière qui leur convient le mieux.

En fonction de son rôle ou de son habilitation, un utilisateur peut :

• Consulter tous les courriers à traiter à partir des différentes corbeilles de tâches présentes sur la page d’accueil de la plateforme. Le nombre de corbeilles des tâches dépend du profil de l’utilisateur connecté.
• Visualiser le courrier numérisé ou importé électroniquement, dans la visionneuse affichée à côté de la fiche descriptive du courrier
• Modifier un courrier ou ajouter un document complémentaire selon ses droits
• Faire des commentaires sur un courrier
• Apposer des annotations PDF sur un fichier lié (option)
• Utiliser différentes méthodes de recherche intuitives et performantes (recherche simple, experte, en texte intégral, …) pour récupérer une liste de courriers afin de les traiter et/ou les exporter au format Excel
• Enregistrer ses propres recherches dans une « Bibliothèque de requêtes »
• Trier les résultats d’une recherche selon différents critères
• Créer une délégation pour gérer une absence et ne pas retarder le traitement d’un courrier
• Protéger l’accès à un courrier

Réponse – Envoi

TRAVAIL COLLABORATIF

POSTMAN offre la possibilité d’effectuer un véritable travail collaboratif pour la rédaction ou la réponse à un courrier.

Chaque intervenant peut modifier, rédiger, valider, et diffuser le courrier dans le workflow de traitement associé.
Selon les besoins, POSTMAN propose une fonctionnalité optionnelle permettant aux utilisateurs de créer des annotations, qui suivent un processus de traitement spécifique pour assurer leur prise en compte lors de la génération de la réponse.

INTÉGRATION DES SUITES BUREAUTIQUES

POSTMAN intègre les suites bureautiques les plus utilisées comme Microsoft Office, Libre Office, Open Office, etc.
L’utilisateur peut rédiger son courrier dans la suite bureautique liée à l’application, puis l’enregistrer sans quitter l’interface POSTMAN en le transférant automatiquement vers POSTMAN. Une option permet de générer des réponses personnalisées à l’affaire traitée et au dossier du destinataire.
La gestion de la confidentialité des courriers est assurée dans POSTMAN par le paramétrage de niveaux et de domaines de confidentialité et par la gestion du « besoin d’en connaître ».

MODÈLES DE COURRIERS PARAMÉTRABLES

POSTMAN permet la création des fiches de courriers sortants en copiant automatiquement certaines métadonnées depuis les fiches de courriers entrants. La solution permet de générer des lettres de réponse en utilisant des modèles de courriers entièrement personnalisables, contribuant à accélérer leur traitement.
En se limitant aux éléments nécessaires, les utilisateurs rédigent ainsi leurs courriers de manière efficace, ce qui leur permet de gagner du temps.

LISTE DES FONCTIONNALITÉS

ERGONOMIE ET FLUIDITÉ DES IHM

Les interfaces homme-machine (IHM) ont été conçues pour minimiser le nombre de clics et assurer une expérience fluide de l’application. Les utilisateurs accèdent immédiatement aux informations pertinentes du courrier à traiter. L’utilisateur peut consulter les métadonnées du document et les courriers en PDF simultanément. En termes d’accessibilité, POSTMAN a un taux de conformité au RGAA 4 (Référentiel général d’amélioration de l’accessibilité) de près de 80% (taux en cours pour la V12).

Toutes les fonctionnalités de POSTMAN sont accessibles de manière intuitive et organisée. Grâce à des onglets et des menus complets et personnalisés, l’utilisateur peut gérer toutes ses tâches sur un courrier rapidement. Cette ergonomie améliore considérablement le travail des utilisateurs et permet d’optimiser leur temps.

Architecture N-Tiers

Adopté par une diversité de clients

POSTMAN est le choix privilégié de clients issus de divers secteurs, tels que des collectivités territoriales, des services publics, des ministères, des entreprises industrielles ou du secteur de la défense, de l’aéronautique, du nucléaire ou des transports.

Flexibilité personnalisée

POSTMAN se distingue par sa capacité à s’ajuster précisément aux besoins spécifiques de chaque client, indépendamment de sa taille ou du nombre d’utilisateurs. Cette flexibilité permet à POSTMAN de répondre efficacement à une variété de défis rencontrés par nos clients, démontrant ainsi sa polyvalence dans divers contextes.

Quelques clients : Alsace Habitat, IRSN, Bordeaux métropole, Direction générale des Finances publiques, Cannes, RATP, Ministère des Armées, et beaucoup d’autres…